「売上は伸びている。でも自己採点は40点」── 新美歯科

「売上が全て」の環境で育った院長

新美先生の原点は、勤務医時代にある。愛知県での研修医時代、先輩たちは自分の売上すら把握していなかった。その環境に違和感を覚え、数字を徹底的に追う文化のある大阪の医院へ転職を決断する。

「ここで研修していてもそこは追えないな、と思って辞めて、大阪に就職しに行きました」 ── 新美先生

2019年に開業。半年後にコロナ禍に直面するも乗り越え、医院は着実に成長軌道に乗った。経営方針発表会を毎年開催するほどの組織づくりを進める一方で、新美先生は自院の「40点」の内訳を冷静に見つめていた。

課題1｜口伝えの限界 ── 伝えたはずのことが、伝わっていない

「開業の時からずっと口酸っぱく言ってきたことが伝わっていないので」 ── 新美先生

開業時から医院を支えてきた衛生士3名が、同時期に産休・転居で退職した。おめでたいこととはいえ、口伝えで築いてきた文化が一瞬で途絶えた。新しく入ったスタッフは優秀だったが、院長が繰り返し伝えてきた方針や価値観は引き継がれていなかった。経営方針が「院長の頭の中」にしかなかったからだ。

この経験が、仕組み化への転機となった。

HOW：経営方針発表会 × Notionによる「方針の資産化」

2026年1月に実施された経営方針発表会

新美先生はまず、経営方針発表会を実施した。医院の方向性、価値観、行動指針をスタッフ全員に直接伝える場をつくった。しかし院長自身、その効果を冷静に見ている。発表会の翌日、スタッフは「いつも通り」だったという。

だが、変化は別のところに現れた。方針を一度でも言語化して共有したことで、日々の業務指示の「なぜ」が伝わるようになった。「こういう考えがあるからね」という前提をスタッフが理解した状態で指示を出せる。その差は大きい。

さらに、発表会で使用した資料はNotionに格納し、全スタッフがいつでもアクセスできる状態にした。毎月のミーティングで同じスライドを繰り返し参照しながら方針を浸透させていく。口伝えの文化を、「記録し、繰り返し、定着させる」仕組みに変えた。

課題2｜教育の仕組みがない ── 精神論では人は育たない時代

「僕らの時のように終電まで練習して、始発で来て、みたいなブラックな働き方はさせられないし、する人もいない」 ── 新美先生

教育が必要なことは分かっている。しかし、かつてのように長時間の反復練習で技術を叩き込む時代ではない。働き方が変わった以上、教育のやり方も変えなければならない。新美先生が課題の核心として挙げたのは、入社オリエンテーションの不在だった。

院長の思いや医院の方針が、新しいスタッフに体系的に伝わる仕組みがない。大手企業のように入社後1ヶ月の研修を行い、マニュアルを整え、誰が教えても同じ水準の教育ができる体制──それが、新美先生の描くゴールだ。

HOW：Notionで「教育」も「日常業務」も仕組みに変える

弊社が開発したマニュアル管理ページと新人オンボーディングページのデモ画面

新美歯科では現在、Notionを使った教育マニュアルとナレッジベースの整備を進めている。入社オリエンテーション用のテンプレートを作成し、院長の考え方や医院の行動指針を文書化。誰が入社しても同じ情報にアクセスでき、同じ水準で医院の文化を理解できる基盤を構築中だ。

だが、Notionの活用は教育だけにとどまらない。有給取得や物品購入の申請、業者への発注判断、設備修繕の可否──こうした日々の依頼や確認事項も、Notionに集約し始めている。スタッフは診療の合間にいつでも申請を出せるようになり、事務局がそれらを整理・優先度づけしたうえで、院長が判断すべきものだけを「院長アクション」として提示する。雑務の海から、本当にやるべきことだけが浮かび上がる。「言い出しにくい」がなくなりスタッフの働きやすさが上がる。院長は意思決定に集中できる。Notionという一枚の基盤が、両方を同時に叶えている。

属人的な「見て覚える」教育から、仕組みで伝える教育へ。そしてバラバラだった日常の業務フローを、ひとつのプラットフォームに集約する。まだ完成形には至っていないが、Notionという器ができたことで、知識やノウハウだけでなく、日々のオペレーションそのものが「院長の頭の中」から「組織の資産」へと移行し始めている。

課題3｜院長がボトルネック ── 「もう一人の自分」が欲しい

「僕は朝から夕方まで診療半分、経営半分やっているので、教育がゼロになっちゃっている」 ── 新美先生

診療は止められない。経営も回さなければならない。教育まで手が回らない。このトリレンマは、ほぼすべての歯科院長が共感できる業界共通の構造的課題だ。院長自身がボトルネックになっている限り、医院はスケールしない。

「もう一人自分がいたら、教育をやらせたい」 ── 新美先生

この言葉が示すのは、単に忙しいという話ではない。「院長がすべてを抱える構造」そのものを変えなければ、教育にも、仕組み化にも、永遠に手が届かないということだ。

HOW：バックオフィスの設立 ── 「人」が先、ツールは後

バックオフィスと各ツールの活用イメージ図

新美先生がこの課題に対して出した答えが、バックオフィスの設立だった。歯科業界では「バックオフィス」という概念自体がまだなじみが薄い。一般企業では当たり前に存在する事務部門が、多くの歯科医院にはない。経営・事務・採用・データ管理を院長一人が抱えている。

重要なのは、新美先生がまず「人」を採用し、事務機能を立ち上げたことだ。その上でNotion・Slackを導入した。ツールが先ではなく、「誰が、何のために使うか」を決めてから道具を選んだ。バックオフィスという言葉が院内に浸透して初めて、NotionもSlackも機能する──院長自身がそう語るように、体制づくりが先、ツール導入はその次なのだ。

この体制ができたことで、AIが生み出す時間にも受け皿ができた。ChatGPTやGensparkで効率化した業務の成果物をNotionに蓄積し、バックオフィスの人材が運用する。AIが院長の時間を生み、バックオフィスがその時間を受け取る。院長は診療と、これまで「ゼロ」だった教育に集中できるようになる──まだ道半ばだが、仕組みは動き始めている。

まだ40点。でも、動き出した。

自己採点40点。教育マニュアルは整備途中。入社オリエンテーションはこれから。新美先生自身、「下半期ぐらいからやっと動き出すかな」と語る。完成された成功事例ではない。

しかし、口伝え文化を経営方針発表会とNotionで「資産」に変えた。教育の仕組み化に着手した。バックオフィスを設立し、院長がすべてを抱える構造を変え始めた。AIで時間を生み、その時間を組織づくりに充てている。すべてを独学で、自らの判断で、前に進めてきた。

その院長が、同じ悩みを持つ歯科院長に向けて、最後にこう語った。

「入れていなかったら絶対に後悔する時代だと思うので、『まずは入れてみてください』」 ── 新美先生