スタッフが納得する歯科医院の人事評価

人事評価にまつわることで、院内でこんなことは起きていませんか。

• 昇給や賞与の判断を感覚で決めていて、スタッフに理由を聞かれたときに説明に困る。
• 評価に納得できなかったスタッフが、辞めてしまった。
• 評価面談で何を話せばいいかわからない。
• 評価制度を作ったものの、形だけになっている。

実は、このようなトラブルは、仕組みを変えることによって解消できるかもしれません。

この記事では、AIを活用して納得感のある人事評価を実現する方法を、具体例とともにご紹介します。

なぜ、スタッフは評価に納得できないのか

スタッフが評価に納得できないとき、原因は評価の結果より、根拠や伝え方にあるかもしれません。歯科医院では、次のようなことが起きがちです。

• 頑張りを見てもらえていないと感じる
  院長は診療に追われ、スタッフ一人ひとりの仕事を見続けることはできません。半年分の評価が最近の出来事や目立った失敗の印象で決まると、本人は「ちゃんと見てもらえていない」と感じます。
• 評価の理由が具体的に伝わらない
  「なぜこの評価なのか」を具体的な事例で示せないと、本人は結果を受け止められません。不満は表に出ないまま積み重なり、退職のきっかけになることもあります。
• 次に何を頑張ればよいかわからない
  面談が結果を伝えるだけで終わると、本人はこれからの目標を描けません。期待されていることが見えないままでは、評価制度そのものへの信頼も薄れていきます。

評価に納得してもらうには、判断の根拠となる実際の事例を示す必要があります。根拠がないままでは、評価制度はうまく機能しません。だからこそ、日々の事例が根拠として残る運用に変えていく必要があります。

根拠が残る評価の運用とは

根拠が残る運用とは、日々の事例を記録しておき、いつでもその記録をもとに評価できる状態を保つことです。具体的には、次の3つを回していきます。

1. 日々の事例を記録する
   気づいた行動を、なるべく言語化して残します。
2. 記録した事例を評価項目ごとに整理する
   評価期間中の記録を項目ごとに並べ、評価の根拠にします。
3. 面談で、事例を示して評価の理由を伝える
   いつ、どんな行動があったかを添えて、評価の理由を伝えます。

事例が記録として残ると、評価面談の中身も変わります。評価の理由を事例で伝えられるので、スタッフは結果に納得できます。納得できれば、話題は「次はどうすれば評価が上がるか」という前向きな話へ移ります。

こうした対話の積み重ねが、スタッフの定着と成長につながります。

とはいえ、気づくたびに事例を書き残すのは、忙しい診療の合間には現実的ではありません。大切なのは、書かなくても記録が自然に溜まっていく仕組みを作ることです。

たとえば、診療やカウンセリングでの会話を録音しておけば、スタッフの説明や声かけがそのまま記録として残ります。予約管理システムやレセコンにも、担当した患者数や自費診療の成約数など、評価の材料になる数字が日々溜まっています。

こうした音声や数字のデータは、AIを使えば評価項目に合わせて整理できます。いちいちメモを取らなくても忙しい日々の中で記録が溜まり、根拠をもとに評価できる土台ができます。

次の章では、根拠が残る評価の運用を実際にどう進めるかを紹介します。

根拠が残る評価の運用を実現する方法

ここからは、根拠が残る評価の運用を進めるための手順を、具体的な例を交えながら順にご紹介します。

STEP 01評価項目ごとに、根拠になるデータを決める

まずは今の評価制度や評価表をベースに、評価項目ごとに何を根拠に評価するかを決めます。

根拠になるデータの種類

• 定性データ
  診療やカウンセリングの音声データ、日々記録しているメモなどです。説明の仕方や周りへの声かけなど、行動の質を示す根拠になります。
• 定量データ
  予約管理システムやレセコン、Excelやスプレッドシートで管理している数字です。メンテナンスの継続率や勤怠など、成果や実績を示す根拠になります。

STEP 02記録が自然に溜まる仕組みを作る

STEP 01で決めた定性データと定量データが、日々の業務の中で自然に溜まる仕組みを整えます。記録の手間を最小限に抑えながら、評価の根拠を継続的に残していきます。

定性データは、会話を録音して残す

能力や勤務態度の根拠になる定性データは、診療やカウンセリング、朝礼などの会話を録音しておけば、そのまま記録になります。

• 医院の環境に合ったツールを選ぶ
  iPhoneのボイスメモやPLAUD NOTEのようなAIボイスレコーダー、Notionの文字起こし機能など、録音から文字起こしまでを自動で行えるツールがあります。医院の環境に合ったものを選ぶのがおすすめです。
• 後から振り返れるように整理しておく
  録音したデータには、日付・担当スタッフ・番号を振って保存します。誰のどの場面の記録かがすぐにわかり、評価の時期に探す手間がなくなります。

※診療やカウンセリングの録音には、患者さんやスタッフの同意が必要です。また、録音データは個人情報を含むため、保存場所やアクセスできる人を決めるなど、セキュリティ対策を整えておきましょう。

定量データは、システムから書き出して残す

業績や勤怠の根拠になる定量データは、予約管理システムやレセコン、Excelなどにすでに溜まっています。必要なときに取り出せるよう、書き出しの仕組みを整えます。

• 書き出しの方法とタイミングを決める
  必要なデータをCSVなどで書き出せるかを確かめます。書き出す頻度とタイミングも決め、定期的に書き出せるようにします。
• 保存場所と更新の手順を決める
  書き出したデータの保存場所を1つに決めます。元のシステムでデータを修正したときに古いデータが残らないよう、更新の手順も整えておきます。

STEP 03溜まった記録をもとに、評価の理由を伝える

評価の時期になったら、STEP 02で溜めた記録を評価項目ごとに仕分けし、評価の理由を整理して面談で伝えます。記録が増えるほど仕分けには時間がかかりますが、AIを活用すれば効率よく進められます。ここでは、そのやり方をご紹介します。

AIで根拠を評価項目ごとに整理する

ClaudeやChatGPTを活用すると、STEP 02で溜めた定性データと定量データを、評価シートの項目ごとに整理してくれます。［1］

3つをAIに渡し、次のように指示します。

※患者さんの氏名を伏せるなど、AIに渡してよい情報の範囲は医院で決めておきましょう。［2］

上記のように、評価シートに各項目の内容とその根拠が示されていれば、面談ではシートを見せながら、それぞれのパフォーマンスがどうであったかを根拠を持って伝えられます。あわせて、今回の例には記載していませんが、評価基準もシートに加えておくと、結果がどの評価にあたるのかがよりわかりやすくなります。

まとめ

今回は、人事評価に根拠を持たせるための方法をお伝えしてきました。

根拠をもとに評価を伝える取り組みは、スタッフとの信頼関係を深め、一人ひとりの成長を後押しします。スタッフの成長は、そのまま医院の成長につながります。

まずは今ある評価表をもとに、根拠となるデータを決めるところから始めてみてはいかがでしょうか。